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Viaje al lugar donde mueren las hipotecas

Dice la mitología africana que cuando los elefantes más viejos intuyen que se acerca su final, se separan de la manada e inician un largo camino de cientos de kilómetros que les lleva a un lugar secreto en el que recuestan sus pesados cuerpos y donde duermen su último sueño

De manera similar, también hay un desconocido lugar en el que los préstamos hipotecarios aguardan apilados, dejando pasar el tiempo durante décadas mientras les llega su inevitable final. Un lugar en el que un pequeño ejército de 500 trabajadores custodia el contrato más importante para el común de los mortales hasta 10-15 años después de haberse pagado. Ese lugar no es el banco sino docout, el sitio donde se guardan y al que van a morir las hipotecas

A sus instalaciones llegan a diario cientos de estos documentos en camiones o por valija. Allí se comprueba que sean correctas y se digitalizan –hasta tres millones de páginas cada jornada– para posteriormente guardarlas en cajas de cartón barnizadas y envueltas en un plástico especial que las mantiene a salvo de la humedad. La ley de protección de datos exige que se conserven incluso después de su cancelación por si tuvieran que servir de prueba en caso de litigio

Lo que guarda el banco no es el original de tu hipoteca, es una copia digitalizada del préstamo. Aunque en no pocas ocasiones las entidades financieras solicitan el documento inicial, por ejemplo cuando hay que hacer una novación o una subrogación de la hipoteca, el banco debe contar con el original

En este caso, hay una petición interna y determinadas personas autorizadas para ello solicitan el envío original al abogado o al banco. La compañía docout antes del envío vuelve a digitalizar el contrato para cumplir con la seguridad y “garantizar que lo que ha entrado es lo que ha llegado”, comenta el consejero delegado de docout, Jesús usar

Esta empresa custodia más de un millón de contratos hipotecarios. Pero hay entidades financieras que también solicitan la digitalización y archivo de la tasación de la vivienda o de todos los documentos que intervienen en el proceso de concesión del préstamo

Y, ¿A dónde va a parar mi hipoteca una vez pagada?

Cuando la hipoteca muere y es custodiada durante 10-15 años después de su cancelación (tal y como establece la ley de protección de datos), es destruida en una ‘ceremonia’ confidencial. Para esto existen edificios preparados con unas cámaras de seguridad que graban todo el proceso de destrucción

Según el grado de confidencialidad de la información, el tamaño de la destrucción será diferente. Así, la información más confidencial –la relacionada con temas personales, como sexo, condición o religión– es triturada en partículas diminutas

En segundo grado está la información sanitaria y en tercer lugar, la documentación bancaria, que se destruye mediante corte en tiras o cruzado. “La destrucción más fuerte que hicimos fue hace casi seis años y se trató de la renta de muchos años y fueron casi 3.000 toneladas de documentación”, señala usar

Los contratos de luz, agua o de teléfono también viven y mueren aquí

Pero no sólo se guardan en este tipo de almacenes contratos hipotecarios. Hay de todo tipo: contrato para el agua, para el gas, para la luz, para el teléfono fijo, para el teléfono móvil o para la escritura de la hipoteca

Docout presume de haber digitalizado documentos incunables del siglo xiv y xv. Uno de sus clientes es la universidad de Barcelona, que ha dejado en sus manos el escáner de documentos de siglos pasados. El original se mantiene en la universidad pero la compañía los digitaliza con gran calidad. También custodia seguros de vida de personalidades relevantes

Son sólo una muestra de la cantidad de documentación que acumulan las empresas y que van comiendo el espacio de las oficinas. En España existen unas cinco compañías que se encargar de custodiar toda esta documentación

Pero ¿Qué es docout?

Es un centro documental que nació en 2002 y desde entonces externaliza los procesos documentales de las grandes compañías del ibex-35. En líneas generales, procesan aquella información relevante para la ley de protección de datos y después la custodian

El consejero de la compañía asegura que son el mayor de Europa en cuanto a tamaño. Docout cuenta con tres centros documentales en España, uno en getafe (Madrid), otro en tarancón (Cuenca) y otro en sallent (manresa, Cataluña)

Cuentan con máquinas capaces de escanear 20.000 folios a la hora. En total, la compañía guarda globalmente más de 3.000 millones de documentos diferentes y lo hacen en cajas de cartón especiales que resisten la humedad. Según presume usar, si estas cajas las pusiéramos en fila una de tras de otra, llegarían de España a bruselas”