L'Espagne introduit une nouvelle loi sur les horaires de travail obligeant les entreprises à tenir un registre des heures de travail de tous leurs employés

Le 12 mai, une nouvelle loi est entrée en vigueur en Espagne. Elle oblige les entreprises à tenir des registres quotidiens des heures de travail de leurs employés. Le ministère espagnol du Travail a assuré qu'il n'y aurait pas de sanctions pour les entreprises qui ne se conformeraient pas immédiatement à la directive sur le temps de travail, à condition qu'elles puissent démontrer que des négociations sont en cours avec les employés pour la mise en œuvre. Voici un aperçu de la nouvelle législation du travail espagnole pour l'enregistrement des heures de travail des employés.

Ce que dit la loi sur les nouvelles règles :

1. L'entreprise est tenue d'enregistrer les heures de travail quotidiennes de tous ses employés. Cet enregistrement doit inclure les heures de début et de fin de la journée de travail. Des exemples de modèles sont disponibles pour ces enregistrements à la fin de cet article, mais l'employeur doit s'assurer que leur document ne contient pas d'exemples d'horaires ou de références à des horaires standarts. Le modèle doit être vide, sinon on pourrait interpréter que l’employé est conditionné à respecter ces horaires. 

Le but de cette nouvelle législation du travail est de clarifier quelles sont les heures supplémentaires effectuées par les employés. Dans le processus, les interruptions de la journée telles que l'heure du déjeuner et d'autres pauses qui ne sont pas considérées comme du temps de travail effectif dvront également être enregistrées.

2. En ce qui concerne le fonctionnement du système d'enregistrement, la loi ne crée aucune obligation quant à l'utilisation d'un système ou d'un autre. Le soin est laissé à la négociation collective, estimant qu'il serait réglementé dans les conventions collectives de chaque profession (« convenios colectivos »). En l'absence d'une telle réglementation dans les conventions collectives, l'employeur prendra une décision après avoir consulté les représentants légaux des travailleurs, dans le cas où cette représentation existe dans l'entreprise, comme par exemple un syndicat.

Pour le reste des entreprises, celles-ci doivent opter pour le système qu'elles considèrent le plus approprié à leur activité, bien que, s'il existe un comité des travailleurs ou des délégués du personnel, ils doivent être consultés au préalable.

En tout état de cause, ledit système d'enregistrement, quel que soit le système choisi, doit garantir l'authenticité et l'intégrité du registre des temps de travail. Dans les cas où, en raison des particularités de l'activité, l'enregistrement doit être effectué au moyen de systèmes de géolocalisation, le droit à la vie privée des personnes et les données personnelles et numériques du travailleur doivent être respectés.

3. L'entreprise doit conserver ces registres quotidiens pendant quatre ans. Ils resteront à la disposition des employés qui le demanderont, ainsi que de leurs représentants légaux et de l'inspection du travail et de la sécurité sociale.

Cette règle n'a toutefois pas d'effet direct sur le salaire de l'employé. Il ne sert que de système de contrôle et permettra aux inspecteurs de contrôler les heures de travail des entreprises, mais n'influencera pas directement la masse salariale des employés. Le paiement des heures supplémentaires en Espagne doit être négocié dans le contrat et justifié par cet enregistrement obligatoire des heures de travail.

Quelques règles importantes à retenir

• Il doit y avoir un intervalle d'au moins douze heures entre la fin d'une journée de travail et le début de la journée suivante.
• Les entreprises qui ne se conforment pas à la loi sur l'enregistrement obligatoire se verront infliger une amende pour chaque employé dont elles n'ont pas enregistré les heures. Mais pas de panique : pour le moment, il n'y aura pas de sanctions pour non-respect. L’inspection du travail n’envisage pas non plus de lancer une campagne de suivi spécifique, mais afin de préparer le terrain et compte tenu de l’ampleur du changement qui devra avoir lieu dans de nombreuses entreprises, elle donnera le temps nécessaire pour négocier cette adaptation entre les employeurs et leurs salariés. Toujours dans un délai raisonnable.
• Les amendes, lorsqu'elles entreront en vigueur, peuvent aller de 626 euros pour une infraction légère à 6 250 euros si elle est grave.
• Ce registre des heures s’applique à tout employé d’une entreprise, quel que soit le nombre d’heures travaillées et à quelle heure, qu'il travaille à domicile ou sur le lieu de travail.
• Cette loi ne s'applique pas aux travailleurs indépendants.

Modèles gratuits pour l'enregistrement des heures de travail en Espagne

Voici quelques modèles gratuits de formulaires que vous pouvez utiliser dans votre entreprise pour suivre les heures de travail des employés. Ils sont divisés en deux types : ceux des journées de travail avec une pause d'une heure ou plus au déjeuner, qui est le type de contrat de travail le plus typique en Espagne. Il s'agit d'un type de travail fractionné appelé « jornada partida »; et ceux pour les journées de travail avec une pause plus courte d'environ 15 minutes, ou aucune pause, connu en espagnol sous le nom de « jornada continua ».

Modèle pour enregistrer les heures de travail pour un poste fractionné quotidien avec signature

Modèle pour enregistrer les heures de travail d'un poste fractionné quotidien sans signature

Modèle pour enregistrer les heures de travail pour un poste continu avec signature

Modèle d'enregistrement des heures de travail pour un poste continu sans signature

Modèle pour enregistrer les heures de travail avec un résumé mensuel