Neue Zahlungsregeln in Spanien ab 2026: Ein Leitfaden für Selbstständige

Für Expats, die in Spanien freiberuflich oder selbstständig arbeiten, steht eine wichtige Änderung bevor. Ab 2026 gelten in Spanien neue Meldepflichten für Zahlungen, die Auswirkungen auf die Verwaltung Ihrer Einnahmen, Rechnungen und Steuern haben können.

Wie sehen die Zahlungsregeln in Spanien für 2026 aus?

Bisher verlangten die spanischen Steuerbehörden von den Banken lediglich die Meldung von Zahlungen über 3.000 Euro an Freiberufler, Kleinunternehmen und Selbstständige. Nach den neuen Vorschriften gilt jedoch Folgendes:

• Alle per Banküberweisung, Karte, mobile Geldbörsen oder Online-Zahlungs-Apps eingegangenen Zahlungen werden gemeldet.
• Die Grenze von 3.000 Euro wurde aufgehoben, was bedeutet, dass nun auch kleine Transaktionen für die Behörden sichtbar sind.
• Sowohl traditionelle Banken als auch digitale Zahlungsplattformen, einschließlich internationaler Apps, sind eingeschlossen.

Ziel ist es, die Transparenz zu verbessern, nicht deklarierte Einkünfte zu reduzieren und die Einhaltung der Steuervorschriften leichter zu überwachen.

Wie sich diese Regeln auf Selbstständige auswirken

Für Freiberufler und Selbstständige (Autónomos) in Spanien bedeuten die Änderungen Folgendes:

1. Keine Schlupflöcher mehr bei kleinen Zahlungen – Jede Zahlung, unabhängig von ihrer Höhe, wird gemeldet.
2. Eine sorgfältige Buchführung ist unerlässlich – Rechnungen, Quittungen und Zahlungsbelege müssen korrekt und gut geordnet aufgehoben werden.
3. Digitale Zahlungen werden eingeschlossen – Zahlungen über mobile Apps oder internationale Plattformen werden genauso behandelt wie traditionelle Bankzahlungen.
4. Erhöhte Steuerehrlichkeit – Die Behörden erhalten einen umfassenderen Überblick über Ihr Einkommen, weshalb es unerlässlich ist, alle Einkünfte korrekt anzugeben.

Digitale Geldbörsen und Zahlungs-Apps: Bizum, Revolut etc.

Viele Freiberufler und Kleinunternehmer in Spanien nutzen digitale Geldbörsen wie Bizum und Revolut, um Zahlungen schnell und bargeldlos zu erhalten. Gemäß den ab 2026 geltenden Regelungen müssen diese Plattformen Transaktionen auch den Steuerbehörden melden.

Auch wenn Sie kein Bargeld verwalten, sind alle Zahlungen, die über diese Apps getätigt werden, nun für die Behörden einsehbar. Für Expats, die freiberufliche Projekte, Nebenjobs oder kleine Unternehmen betreiben, bedeutet dies:

• Alle Zahlungen aus digitalen Geldbörsen müssen erfasst werden – Einnahmen, die über Bizum, Revolut oder ähnliche Apps eingehen, sollten in Ihrer Buchhaltung berücksichtigt werden.
• Führen Sie eine übersichtliche Aufzeichnungen ihrer Transaktionen – Bewahren Sie digitale Belege, Screenshots oder exportierte Kontoauszüge als Referenz auf.
• Beachten Sie die monatlichen Meldepflichten – Diese neuen Regeln gelten für alle elektronischen Zahlungen, nicht nur für traditionelle Überweisungen über Banken.
• Integrieren Sie digitale Zahlungen in Ihr Buchhaltungssystem – Behandeln Sie diese Plattformen mit der gleichen Sorgfalt wie Bankkonten, um eine korrekte Berichterstattung zu gewährleisten und Komplikationen bei der Steuererklärung zu vermeiden.

Mit diesen Änderungen sind digitale Zahlungsplattformen nicht mehr „unter dem Radar“. Die ordnungsgemäße Nachverfolgung dieser Transaktionen ist nun unerlässlich, um die gesetzlichen Bestimmungen einzuhalten.

Diese Schritte sollten Expats jetzt unternehmen

Treffen Sie folgende Vorbereitung, um sich auf die neue Regelung vorzubereiten:

• Trennen Sie private und geschäftliche Konten – Halten Sie alle Geschäftstransaktionen getrennt, um die Berichterstattung zu vereinfachen.
• Sorgen Sie für eine ordnungsgemäße Rechnungsstellung und Buchhaltung – Stellen Sie für jede Dienstleistung eine Rechnung aus und bewahren Sie digitale Quittungen oder Papierbelege auf.
• Ziehen Sie einen Steuerberater hinzu – Stellen Sie sicher, dass Ihr Steuerberater alle von Ihnen verwendeten Zahlungsmethoden kennt, damit er Ihr Einkommen korrekt angeben kann.
• Alle Zahlungsarten sollten erfasst werden – Kartenzahlungen, Banküberweisungen, mobile Geldbörsen und internationale Überweisungen sollten jeweils alle protokolliert werden.
• Bereiten Sie sich auf mögliche Überprüfungen vor – Da mehr Transaktionen für die Behörden sichtbar werden, kann es vermehrt zu Kontrollen und Gegenprüfungen kommen.

Besondere Überlegungen für im Ausland tätige Expats mit internationalem Einkommen

Wenn Sie mit Kunden im Ausland arbeiten:

• Zahlungen, die über spanische Banken oder in Spanien ansässige Plattformen abgewickelt werden, werden weiterhin gemeldet.
• Ausländische Einkünfte, die außerhalb Spaniens erzielt werden, können zwar nicht über dieses System erfasst werden, müssen aber je nach Ihrem Wohnsitzstatus dennoch in Ihrer jährlichen Steuererklärung angegeben werden.

Wichtigste Erkenntnisse

Die spanischen Meldepflichten für Zahlungen ab 2026 bedeuten eine wichtige Änderung für Freiberufler und Selbstständige:

• Jede Zahlung zählt, unabhängig von der Höhe oder der Zahlungsmethode
• Digitale Geldbörsen wie Bizum und Revolut unterliegen nun vollumfänglich der Steuerpflicht.
• Das Führen klarer, getrennter Finanzunterlagen ist nicht mehr optional.
• Die Zusammenarbeit mit einem Steuerberater ist wichtiger denn je, um Komplikationen zu vermeiden.

Wenn Sie jetzt proaktiv Maßnahmen ergreifen, wie etwa die Kontentrennung, das Ausstellen von Rechnungen und das Nachverfolgen von Zahlungen, dann können Sie das Einhalten der Vorschriften sicherstellen und Überraschungen vermeiden, sobald diese Regeln in Kraft treten.