Constituir una comunidad de propietarios, ¿cómo y cuándo hacerlo?

La mayoría de edificios y urbanizaciones en régimen de propiedad horizontal son administrados a través de una entidad llamada comunidad de propietarios, que sirve para canalizar todas las gestiones relacionadas con las zonas comunes, así como con la convivencia vecinal.

Ahora bien, ¿es siempre obligatorio? ¿A partir de cuántas viviendas hay que formar una comunidad de propietarios? Respondemos a las principales dudas en torno a esta figura imprescindible en la gestión de viviendas o locales en comunidad.

¿Qué es una comunidad de propietarios?

Una comunidad de propietarios es una entidad legal constituida por los dueños de las viviendas o locales de un edificio o conjunto residencial. El propósito de una comunidad de propietarios es gestionar y mantener las zonas comunes, como escaleras, ascensores, jardines y servicios compartidos. Las decisiones sobre gastos, reparaciones, derramas y normas de convivencia se toman colectivamente en reuniones, siguiendo las normas establecidas en Ley de Propiedad Horizontal (LPH).

La participación en las decisiones de cada propietario se expresa en una cuota o coeficiente asignado a cada piso o local. Para su fijación se tomará como base la superficie útil de cada inmueble en relación con el total, su emplazamiento interior o exterior, su situación y el uso que se presuma racionalmente que va a efectuarse de los servicios o elementos comunes.

¿Cómo funciona una comunidad de vecinos? Lo que debes saber.

¿Qué se necesita para constituir una comunidad de propietarios?

Para constituir una comunidad de propietarios basta con la existencia de un régimen de propiedad horizontal. Esto ocurrirá siempre que se den los siguientes elementos:

• La existencia de un complejo inmobiliario (edificio, conjunto de viviendas unifamiliares…) integrados por dos o más edificaciones o parcelas independientes entre sí cuyo destino principal sea la vivienda o locales
• Que los titulares de estos inmuebles, o de las viviendas o locales que se encuentren divididos horizontalmente, participen, "con carácter inherente a dicho derecho, en una copropiedad indivisible sobre otros elementos inmobiliarios, viales, instalaciones o servicios"

Además, se necesitará un libro de actas, que se puede adquirir en cualquier papelería por no más de 20 euros, así como que se apruebe la constitución de la comunidad de propietarios en una junta constituida a tal efecto y que el libro de actas sea legalizado posteriormente en el Registro de la Propiedad.

¿Cómo constituir una comunidad de propietarios?

La constitución de una comunidad de propietarios implica seguir los siguientes pasos:

Conocer el estado del edificio

Primero, es fundamental conocer el estado de tu comunidad de vecinos a través de la división horizontal del inmueble. Se puede solicitar una copia de esta escritura en el Registro de la Propiedad de tu localidad.

Esto permitirá saber si la comunidad ya está preconstituida, como ocurre en la mayoría de los casos. De ser así, la división horizontal estará registrada y disponible en el mismo Registro. 

Normalmente, la empresa promotora del conjunto de viviendas y/o locales es la que suele constituir la comunidad de propietarios, pero, si esto no ocurre, los propios vecinos pueden tomar la iniciativa.

Al solicitar la escritura de división horizontal es conveniente conocer el nombre completo de alguno de los propietarios del edificio, ya que el Registro suele utilizarlo para verificar la información. Además, permitirá conocer:

• El coeficiente de cada vivienda y local, algo necesario para repartir los gastos
• Los elementos comunes de la comunidad, incluyendo espacios que pertenecen a todos

Convocar la junta de constitución de la comunidad

Con la información anterior en posesión, toca convocar una junta de constitución para establecer las bases de funcionamiento. En la convocatoria, hay que especificar que se trata de una ‘Junta de constitución de la comunidad’ e incluir en el orden del día la aprobación del Acta de constitución y otros temas relevantes, como la elección de cargos y la apertura de una cuenta bancaria para la comunidad de propietarios.

Temas a tratar en la junta de constitución

Es recomendable tomar las siguientes decisiones en la 'Junta de constitución de la comunidad de propietarios':

• Elegir a la junta directiva (presidente, secretario y administrador)
• Autorizar las firmas y aprobar un presupuesto inicial
• Aprobar la creación de un fondo de reserva y la dotación de su importe, que no podrá ser inferior al 5% del presupuesto ordinario anual
• Aprobar la apertura de una cuenta corriente donde se harán los pagos e ingresos
• Aprobar la solicitud del Número de Identificación Fiscal (NIF) y legitimación del Libro de Actas
• Aprobar indicaciones relacionadas con el personal laboral de la comunidad de propietarios, en caso de que sea necesario

Para la validez del acuerdo de constitución bastará el voto de la mayoría del total de los propietarios que, a su vez, representen la mayoría de las cuotas de participación. En segunda convocatoria serán válidos los acuerdos adoptados por la mayoría de los asistentes, siempre que esta represente, a su vez, más de la mitad del valor de las cuotas de los presentes.

Es común y aconsejable, especialmente si se desconoce la normativa, contratar a un administrador de fincas para que asuma las funciones de secretario y administrador, asistiendo a los vecinos en los trámites necesarios.

Redacción del acta de la junta de constitución

Es imprescindible redactar el acta de constitución de la comunidad de propietarios. El acta de la reunión deberá recoger la agente información:

• Los asistentes y sus votos sobre la constitución de la comunidad
• Los acuerdos adoptados y puntos aprobados

El acta deberá ir firmada por el presidente y el secretario.

Legalizar el libro de actas

El siguiente paso consistirá en legalizar el libro de actas en el Registro de la Propiedad donde se encuentre inscrita la finca. Para ello, se debe dejar el libro de actas en blanco junto con una reserva y el pago necesario para el trámite, que tiene un coste aproximado de 30 euros. Los libros de actas, preferiblemente con hojas extraíbles para facilitar la impresión, se pueden adquirir en cualquier papelería.

En el Registro de la Propiedad solicitarán el acta de constitución firmada por el presidente y el secretario de la comunidad. Si ambos cargos son desempeñados por la misma persona, habrá que indicarlo. Después de estos pasos, la comunidad quedará oficialmente constituida.

En cuanto a quién se encarga de constituir la comunidad de propietarios, será el presidente de la comunidad o bien el administrador (siempre que haya sido autorizado por el presidente).

¿Es obligatorio constituir una comunidad de propietarios?

“Depende del número de propietarios. Según el artículo 13.8 de la Ley de Propiedad Horizontal, cuando el número de propietarios de viviendas o locales en un edificio no exceda de cuatro, podrán acogerse al régimen de administración del artículo 398 del Código Civil, si expresamente lo establecen los estatutos”, explica a idealista/news Fernando Céspedes, administrador de fincas en Communal. 

Es decir, en edificios de cuatro o menos inmuebles, no tendría por qué existir una comunidad sujeta a la Ley de Propiedad Horizontal, ya que funcionarían como un conjunto de personas que comparten algo. En estos casos, deberán llegar a acuerdos por mayoría y, en caso de discrepancia, acudir a los tribunales, según las reglas sobre la administración y el disfrute de las cosas comunes entre los partícipes de una comunidad de bienes.

“Si se trata de cinco propietarios o más, es obligatorio constituir la comunidad. Si en este caso, no se llegase a un acuerdo, los propietarios interesados podrán solicitar la constitución de la comunidad por vía judicial”, detalla Céspedes. La LPH no especifica que sea obligatorio constituir una comunidad de propietarios en caso de existir un régimen de propiedad horizontal, aunque es lo más aconsejable y lo más frecuente.

Además, la Ley nos dice que, siempre que nos encontremos ante un régimen de propiedad horizontal (que implica necesariamente la existencia de zonas comunes en copropiedad indivisible) formado por dos o más edificaciones o parcelas independientes destinadas a vivienda o local, los propietarios podrán utilizar una de las siguientes fórmulas:

• Constituirse en una sola comunidad de propietarios
• Constituirse en una agrupación de comunidades de propietarios: Esto implica la existencia de varias comunidades de propietarios agrupadas mediante acuerdo mayoritario

A los regímenes de propiedad horizontal que no adopten ninguna de las formas jurídicas anteriores les serán aplicables, supletoriamente respecto de los pactos que establezcan entre sí los copropietarios, las disposiciones de la LPH.

¿Cuántos vecinos hacen falta para constituir una comunidad de vecinos?

En lo referente a cuántos vecinos hacen falta para constituir una comunidad de vecinos, basta con que existan dos edificaciones o parcelas que formen una propiedad horizontal. Esto ocurre cuando, además de existir estos inmuebles independientes destinados a vivienda o local, nos encontremos con elementos comunes en copropiedad indivisible. 

Es frecuente preguntarse si es posible una comunidad de dos propietarios: la respuesta es afirmativa, si bien no es obligatorio hacerlo.

¿Cuánto vale constituir una comunidad de propietarios?

No existe un precio estándar, ya que ello dependerá de factores como, por ejemplo, la contratación de gestores o administradores de fincas que se encargan de dar los pasos necesarios.

En general, este trámite puede costar entre 100 y 300 euros, incluyendo el precio del libro de actas, así como los gastos correspondientes al Registro de la Propiedad. 

¿Cómo dar de alta una comunidad de propietarios en Hacienda?

Dar de alta una comunidad de propietarios en Hacienda es un paso necesario para obtener el NIF de la comunidad. Para ello habrá que acudir a la Delegación de Hacienda correspondiente y cumplimentar el modelo 037 de la Agencia Tributaria, que deberá ir firmado por el presidente de la Comunidad.

Además, es necesario aportar copia del nombramiento del presidente, así como fotocopia de su DNI y la escritura de división horizontal del inmueble. Ten en cuenta que también será imprescindible contar con certificado electrónico para las gestiones de la comunidad de propietarios con la Agencia Tributaria y con la Administración en general.