Lluvia de sanciones por no depositar las cuentas anuales en el Registro: cómo actuar si tienes una empresa

La obligación de las sociedades mercantiles de aprobar y depositar sus cuentas anuales y depositarlas en el Registro Mercantil está prevista en el artículo 279 del Texto Refundido de la Ley de Sociedades de Capital (TRLSC). Además, el artículo 283 de dicha norma prevé la imposición de sanciones de hasta 60.000 euros, (e incluso de hasta 300.000 euros, según el volumen de facturación), en el caso de falta de depósito de las cuentas anuales.

Sin embargo, son muchas las sociedades que tienen por norma no depositar sus cuentas anuales, ni lo han hecho en los últimos ejercicios. Y ello se debe a que el régimen sancionador indicado no se ha venido aplicando, o se ha hecho a muy pequeña escala. Así, según datos extraídos de la propia memoria anual del Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC), órgano encargado de la imposición de estas sanciones, en los últimos años apenas se han impuesto sanciones por este motivo (162 sanciones en 2019, 164 en 2020, o 165 en el año 2021).

Sin embargo, esta tendencia está poco a poco cambiando. Prueba de ello son las 300 sanciones impuestas durante el año 2022, las 316 durante el 2023 y las 434 durante el 2024. Y la cifra promete incrementarse en el año 2025, ya que son muchas las sociedades que han recibido y siguen recibiendo en los últimos meses sanciones por la falta de depósito de sus cuentas anuales.

Por ello, interesa saber en qué consisten estas sanciones, cuál es su importe exacto, cómo evitar su imposición, y cómo defenderte de una de ellas si ya se ha impuesto a la sociedad.

¿Cuáles son las sanciones que se pueden imponer por la falta de presentación de cuentas anuales?

Como se ha indicado, el artículo 283 del TRLSC prevé la imposición de sanciones de entre 1.200 y hasta 60.000 euros por la falta de depósito de las cuentas anuales. Además, cuando la sociedad o, en su caso, el grupo de sociedades tenga un volumen de facturación anual superior a 6.000.000 euros el límite de la multa para cada año de retraso se elevará a 300.000 euros.

La forma de graduar la concreta sanción a imponer se encuentra en la Disposición Adicional Undécima del Real Decreto 2/2021, de 12 de enero. Así, la sanción será “del 0,5 por mil del importe total de las partidas de activo, más el 0,5 por mil de la cifra de ventas de la entidad incluida en la última declaración presentada ante la Administración Tributaria, cuyo original deberá aportarse en la tramitación del procedimiento sancionador iniciado por el ICAC”.

No obstante, caso de que la sociedad aporte la referida declaración tributaria, la sanción se establecerá en el 2 por ciento del capital social, según los datos obrantes en el Registro Mercantil.

Por último, en caso de que se aporte la citada declaración tributaria, y de que el resultado de aplicar los citados porcentajes a la suma de las partidas del activo y ventas fuera mayor que el 2 por ciento del capital social, se cuantificará la sanción aplicando este último porcentaje, reducido en un 10 por ciento.

¿Qué hacer si tu sociedad no ha presentado las cuentas anuales?

Teniendo en cuenta lo anterior, el mejor consejo que puede darse a una sociedad que no ha depositado las cuentas anuales en el Registro Mercantil es que lo haga sin falta cuanto antes. 

Y es que según dispone el artículo 283.3 del TRLSC, “En el supuesto de que los documentos a que se refiere este capítulo hubiesen sido depositados con anterioridad a la iniciación del procedimiento sancionador, la sanción se impondrá en su grado mínimo y reducida en un cincuenta por ciento.” 

Es decir, en este caso es posible la sanción porque las cuentas no se depositaron en plazo. Sin embargo, si las cuentas se han depositado antes de que se notifique el inicio del procedimiento sancionador, al menos dicha sanción se impondrá en su grado mínimo y reducida además en un 50%.

¿Qué hacer si no se depositaron las cuentas anuales por problemas en su aprobación?

Puede ocurrir que las cuentas anuales no se hayan depositado en el Registro Mercantil porque han existido problemas que impidieron su aprobación. Pues bien, en este caso es necesario dar publicidad a los motivos por los que esta aprobación de las cuentas no se ha producido. Ello, conforme a lo dispuesto en el artículo 378.5 del Reglamento del Registro Mercantil.

Así lo ha indicado por ejemplo, la Audiencia Nacional en reciente sentencia, declarando que “El hecho de que las cuentas anuales no se hayan aprobado no es óbice para mantener la existencia de la infracción artículo 283 TRLSC, porque el ordenamiento jurídico arbitra un mecanismo para publicitar las razones por las que no se procede al depósito; y a la vez, establece la forma de dar cumplimiento a las obligaciones legales, mediante la imposición de una obligación subsidiaria, a saber, publicar formalmente las causas por las que no se han aprobado las cuentas.”

Por tanto la imposibilidad de aprobar las cuentas anuales no está siendo en principio acogida por los Tribunales como argumento para anular las sanciones del ICAC, si la sociedad no ha cumplido con la obligación de dar publicidad a esta circunstancia, conforme a lo previsto en el artículo 378.5 del Reglamento del Registro Mercantil.

En consecuencia, y ante la imposibilidad de depositar las cuentas por no haberse podido aprobarlas, lo aconsejable es acogerse a la previsión indicada del Reglamento del Registro Mercantil, para prolongar el plazo de depósito de tales cuentas y evitar ser sancionado.

¿Qué hacer si ya has recibido una notificación del ICAC incoando el procedimiento sancionador?

Es posible que una sociedad, cuando lea estas líneas, ya haya recibido un acuerdo del ICAC incoando el procedimiento sancionador. En dicho acuerdo se le concederá plazo para hacer alegaciones. Y se le requerirá para que aporte “los datos tributarios necesarios para la cuantificación de la sanción, de acuerdo con lo dispuesto en los artículos 30.2 y 73 de la LPACAP, en el plazo de diez días hábiles a partir del siguiente al de la notificación de este Acuerdo de Incoación.”

Y se le advertirá de que “En el caso de que la sociedad no suministre al órgano instructor los datos tributarios a que se refieren los párrafos anteriores, en el citado plazo, se determinará la multa en función del criterio subsidiario de la cifra de capital social de la sociedad (…) aplicando el porcentaje del 2% a la cifra del capital social, sin que, en ningún caso, el importe resultante de la multa pueda ser inferior a 1.200 euros ni superior a 60.000 euros.”

Pues bien, lo aconsejable es atender el citado requerimiento, y aportar la declaración tributaria, para reducir al menos el importe de la sanción que se impondrá. 

Además, será también el momento de formular las alegaciones que se estimen convenientes y que puedan permitir anular la sanción. Éstas podrían referirse a la prescripción del derecho del ICAC a imponer la sanción, o al previo depósito de las cuentas anuales por parte de la sociedad, o a cualquier otro motivo que se considere procedente.

¿Cómo actuar si has recibido una sanción del ICAC por la falta de presentación de cuentas anuales?

Si la sociedad ya ha recibido una sanción del ICAC por la falta de depósito de las cuentas anuales podrá interponer recurso de alzada ante el titular del Ministerio de Economía, Comercio y Empresa. Mientras se resuelve el recurso, la sanción dictada quedará suspendida, sin que sea necesario pagarla.

Caso de que el recurso de alzada sea desestimado, a la sociedad sólo le quedará acudir a la jurisdicción contencioso-administrativa, interponiendo recurso ante la Audiencia Nacional.

En cuanto a los argumentos a exponer, habrá que analizar cada caso concreto para ver cuál fue la actuación de la sociedad y los motivos que le llevaron a no presentar las cuentas anuales. Ello puede abrir la puerta a alegaciones referidas a la falta de acreditación de la existencia de culpa o dolo en la sociedad (normalmente estas sanciones se imponen de forma bastante automática, sin justificación alguna sobre el elemento subjetivo), e incluso de vulneración del principio de proporcionalidad.