Verifactu en alojamientos, ¿cuándo y cómo cumplir con esta obligación?

La implantación de Verifactu, el nuevo proceso de facturación electrónica que afecta al alquiler de alojamientos obligados a emitir facturas, supone un paso más en la profesionalización y transparencia en la gestión de este tipo de alquileres.

Si gestionas alquiler de corta estancia, mid-term o flex living, el nuevo marco te pedirá un software compatible homologado que genere facturas íntegras y trazables (con QR y huella), y que pueda enviar datos a la AEAT. El objetivo es que haya menos errores, más transparencia y procesos auditables que den confianza a clientes y a tu área fiscal.

¿Por qué Verifactu afecta al alquiler de corta estancia, mid-term y flex living?

Verifactu define cómo deben crearse, conservarse y verificarse las facturas en España. Cada documento o factura incorpora:

• Una huella (hash) que lo encadena a los anteriores.
• Un código QR para verificación.
• Y la capacidad de comunicar sus datos esenciales a Hacienda. 

Para un operador de alojamientos, esto significa pasar de herramientas editables (Excel/Word) a un software Verifactu homologado que asegure inalterabilidad y trazabilidad.

El impacto es operativo y reputacional, puesto que facilita auditorías, reduce disputas con clientes B2B y evita rehacer periodos contables.

¿Cuándo aplica y cómo prepararte? Calendario, piloto y primeros pasos

Desde julio de 2025 se pueden ir realizando pruebas piloto con software Verifactu, y aunque se ha dado un tiempo para ir adaptándose, es el 1 de enero de 2026 cuando este trámite será ya obligatorio para sociedades.

Es recomendable validar el software, definir series y ensayar con un piloto antes de la entrada en vigor con obligatoriedad. En ese piloto interesa comprobar que tus datos fiscales son consistentes, qué anticipos y rectificativas fluyen bien y que los estados de envío (aceptada/rechazada) se gestionan sin fricción. De esta manera llegarás al tramo obligatorio con el circuito afinado y el equipo formado.

Calendario de entrada en vigor

La fecha estipulada será el 1 de enero de 2026 para sociedades y el 1 de julio de 2026 para autónomos.

Para asegurarte una entrada en el proceso de facturación electrónica sin fricciones:

1. Verifica que tu PMS/facturador es compatible Verifactu (QR, hash, registro encadenado y envío).
2. Define series/numeración por línea de negocio o sociedad.
3. Documenta cuándo emites anticipo, final y rectificativa (R1/R4).
4. Forma a tu equipo.

Utiliza esta guía descargable de AvaiBook by idealista sobre Verifactu para que, tanto tú como tu equipo, podáis tener a mano los procesos y os resulte más sencillo entrar en este nuevo ciclo con la información necesaria para adaptaros y evitar riesgos y sanciones:

Facturación electrónica en las reservas de OTAs (Booking, Airbnb)

Vender a través de OTAs no te exime de emitir factura al huésped o a la empresa, puesto que la emisión de la factura es obligación del gestor del alojamiento.

Con anticipos, el IVA se devenga al cobrar, por lo que corresponde emitir factura de anticipo en ese momento y, al finalizar, una factura final que referencie y descuente el anticipo ya facturado. 

Si hay errores en el importe u otros datos de la factura, no se puede tocar la original, habrá que emitir una rectificativa. En Verifactu, cada documento queda encadenado con su hash y es verificable por QR, aportando así transparencia a ambas partes.

Caso práctico

Una reserva total de 1.000 euros cobra 200 euros al reservar. Se emite factura por el anticipo de 200 euros. En el check-out, se emite factura final por 1.000 euros con una línea que indica “Anticipo facturado (−200 euros)”, de modo que el pendiente son 800 euros. Si, posteriormente, detectas que el precio correcto eran 950 euros, emites una R1 (−50 euros) que referencia la factura final, pero en ningún caso se editará la original.

Cómo funciona el software VERIFACTU para el alquiler de alojamientos

Verifactu Freepik

Si gestionas alquiler vacacional de corta estancia, mid-term o flex living, piensa en el software Verifactu como el “motor” que convierte una factura normal en una factura electrónica verificable: Asegura que no se puede manipular, que el cliente puede comprobarla por QR y que, cuando lo actives, se comunica con la AEAT sin que tu equipo tenga que hacer malabares.

Además de cumplir, te ayuda a reducir incidencias con empresas que exigen documentación impecable, y esto también afecta a las reservas que te llegan por OTAs: el flujo de cobro y facturación queda alineado y trazable.

En la práctica, el proceso arranca al emitir la factura: 

• El sistema sella el documento, calculando una huella criptográfica (hash) y lo encadena con los registros anteriores, de modo que cualquier intento de cambio posterior quedaría al descubierto.
• A continuación, construye el “payload” de verificación con los datos esenciales (emisor, serie y número, fecha/hora, importes e impuestos, identificador único y, si aplica, la referencia de anticipo o rectificativa).
• Con esa información, genera una URL segura de comprobación y la codifica como código QR, que se inserta automáticamente en el PDF o en la versión impresa. Así, cuando el huésped o la empresa escanean el QR, ven que la factura existe y coincide con la que han recibido; si ya tienes envío a AEAT activado, también pueden reflejarse los estados (aceptada, pendiente, rechazada).
• Cuando activas el envío, el software remite en tiempo real los datos esenciales de la factura a la AEAT y registra la respuesta. Esto te da un panel claro de estados para controlar rechazos típicos (NIF mal formado, series incoherentes, bases/impuestos desalineados) y corregir rápido.
• Si detectas un error tras emitir, no se ha de editar la factura original, se crea una factura rectificativa (R1 para ajuste, R4 para anulación) que referencia la original, vuelve a generar hash y QR y, si procede, se envía también, manteniendo la trazabilidad completa que pide Verifactu.

Riesgos de no adaptarse: sanciones, IVA y problemas operativos

Si no te adaptas al nuevo procedimiento, el principal riesgo no es solo la sanción, es el coste operativo de facturas invalidadas, IVA cuestionado y cobros retenidos por parte de empresas que exigen documentos verificables. Además, trabajar con software no homologado o procedimientos que permiten editar facturas expone a infracciones y a rehacer periodos con recargos. 

Adaptarte al software Verifactu y estandarizar anticipos/rectificativas, conlleva evitar incidencias, mejora la relación con clientes B2B y reduce la carga del equipo administrativo.

Casos prácticos en alojamientos

En el alquiler de corta estancia, los anticipos son habituales: factura cuando cobras y referencia en la final. 

En mid-term/flex living, conviene definir series por negocio o sociedad y decidir si facturas por periodos (mensual) o por estancia; si cambian fechas o importes, usa R1/R4. 

En operaciones B2B, la verificación por QR reduce disputas y agiliza pagos: muchos departamentos financieros retienen facturas no verificables o con datos incoherentes. Integrar reservas, cobros y facturación en un mismo flujo disminuye la probabilidad de errores humanos.

¿Qué software elegir? Criterios Verifactu para gestores y property managers

En el alquiler de alojamientos también es obligatorio cumplir con este proceso, por lo que integrar tu sistema es lo que te aportará tanto la ventaja competitiva como el ahorro de tiempo y errores.

Busca un software Verifactu homologado que: 

1. Genere QR/huella y mantenga registro encadenado.
2. Gestione de forma nativa anticipos y rectificativas.
3. Soporte emisores/series múltiples.
4. Se integre con tu PMS/Channel Manager y pasarelas, evitando dobles registros.
5. El soporte y las actualizaciones en 2025-2026 son críticos.

AvaiBook by idealista combina PMS + Channel Manager, módulo de precios y emisión de facturas VERIFACTU. Centraliza tanto reservas directas como de OTAs, pagos y depósitos, lo que reduce errores, mejora la trazabilidad y libera al equipo.

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