Uno de los pasos imprescindibles para gestionar una comunidad de propietarios desde el punto de vista económico y fiscal es contar con un certificado digital para poder relacionarse con cualquier administración pública, incluyendo Hacienda.
Te contamos cómo conseguir el certificado digital de la comunidad de propietarios, cuándo es obligatorio y para qué sirve.
- ¿Qué es el certificado digital de una comunidad de propietarios?
- ¿Es obligatorio el certificado digital para comunidades de propietarios?
- ¿Cuánto dura el certificado digital de una comunidad de vecinos?
- ¿Quién puede solicitar el certificado digital de la comunidad de vecinos?
- ¿Qué tipo de certificado debería tener una comunidad de propietarios?
- Documentación necesaria para obtener el certificado digital de la comunidad de propietarios
- Solicitar el certificado digital de la comunidad de propietarios
- ¿Cuánto cuesta un certificado digital de una comunidad de propietarios?
- ¿Qué pasa si mi comunidad no tiene certificado digital?
¿Qué es el certificado digital de una comunidad de propietarios?
El certificado digital de una comunidad de propietarios es un documento digital que contiene los datos identificativos necesarios para que la persona que represente a la comunidad se identifique en Internet e intercambie información con otras personas y organismos con seguridad.
El certificado digital lo expide siempre la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre - Real Casa de la Moneda (FNMT-RCM) y, en el caso de las comunidades de propietarios, sirve para acreditar al representante de dicha comunidad para la realización de cualquier trámite telemático con la Administración pública.
¿Es obligatorio el certificado digital para comunidades de propietarios?
Contar con certificado digital es imprescindible en el caso de las comunidades de propietarios a la hora de relacionarse con las administraciones públicas. Esto incluye a la Agencia Tributaria, un organismo vinculado inevitablemente con este tipo de entidad legal, ya que existen determinados impuestos a los que hay que hacer frente en el marco de una propiedad horizontal.
Las entidades sin personalidad jurídica, como es el caso de las comunidades de propietarios, están obligadas a relacionarse electrónicamente con los organismos públicos.
¿Cuánto dura el certificado digital de una comunidad de vecinos?
Todos los certificados de representación emitidos por la FNMT-RCM tienen un periodo de validez de 2 años, por lo que, una vez cumplido este plazo, deberás proceder a su renovación.
¿Quién puede solicitar el certificado digital de la comunidad de vecinos?
Este certificado podrá solicitarlo el representante elegido por la comunidad, que deberá aportar la documentación acreditativa necesaria para probar su capacidad de representación.
Lo más habitual es que se trate del presidente de la comunidad, aunque también existen muchos casos en los que es el administrador de fincas quien realiza esta labor, incluso en una sociedad.
¿Qué tipo de certificado debería tener una comunidad de propietarios?
Existen distintos tipos de certificado digital y, en el caso de las comunidades de propietarios, al tratarse de entidades sin personalidad jurídica, deberá solicitarse el llamado certificado digital de representación de entidad sin personalidad jurídica.
Documentación necesaria para obtener el certificado digital de la comunidad de propietarios
La obtención del certificado digital para representar a una comunidad de propietarios requiere aportar documentación relativa al representante. Estos son los documentos que deberá aportar la comunidad:
Documentación relativa al representante
Si el representante es el presidente de la comunidad, deberá aportar el Libro de actas original donde conste el acuerdo de nombramiento o copia del acta; o certificación que contenga los acuerdos de la reunión de la Junta de Propietarios en la que se nombró al presidente, con firmas legitimadas ante notario.
Si se trata del administrador colegiado, será necesario aportar un poder notarial otorgado por la junta o por el presidente en el que se incluya una cláusula especial para la solicitud y uso del certificado electrónico; o libro de actas con aprobación expresa de su nombramiento.
Si el representante de la comunidad es una sociedad, esta deberá acreditar su existencia/inscripción mediante certificación del Registro Mercantil o nota simple con las hojas selladas, así como las facultades de su representante legal o voluntario, mediante escritura de nombramiento o apoderamiento.
Documentación relativa a la entidad
En este caso es necesario aportar escrituras públicas, contratos, estatutos, pactos o "cualesquiera otros documentos que puedan acreditar su constitución, vigencia e identificación de los miembros que las integran".
En este enlace puedes obtener información más específica acerca de supuestos más concretos de representación de la comunidad de propietarios.
Solicitar el certificado digital de la comunidad de propietarios
Para poder conseguir un certificado de entidad sin personalidad jurídica es necesario aplicar los mismos procedimientos de registro de la FNMT-RCM diseñados para el resto de casos. Lo único que varía es la documentación acreditativa que deberá aportar la comunidad de propietarios.
El proceso de obtención del certificado se divide en cuatro pasos:
- Configuración previa: Para solicitar el certificado es necesario instalar el software de la FNMT-RCM
- Solicitud vía internet del Certificado: Al finalizar el proceso de solicitud recibirás en la dirección de correo electrónico facilitada un Código de Solicitud que deberás aportar en el momento de acreditar tu identidad y, posteriormente, a la hora de descargar el certificado
- Acreditación de la identidad en una Oficina de Acreditación de Identidad: El siguiente paso consiste en acudir con la documentación necesaria y con el Código de Solicitud en las Oficinas de Acreditación de Identidad de la Agencia Tributaria, de la Comisión Nacional del Mercado de Valores o de la Comunidad Foral de Navarra
- Descarga del Certificado: El último paso consiste en descargar e instalar tu certificado y realizar una copia de seguridad, una vez acreditada tu identidad
¿Cuánto cuesta un certificado digital de una comunidad de propietarios?
Conseguir un certificado digital para representar a una comunidad de propietarios es totalmente gratuito, salvo en aquellos casos en los que acudas a una asesoría o gestoría externa para realizar este trámite.
Dado que contar con certificado digital es imprescindible para poder comunicarte con la administración, esta herramienta no tiene coste alguno para esta categoría.
¿Qué pasa si mi comunidad no tiene certificado digital?
No disponer de certificado digital en tu comunidad de propietarios supone que esta no podrá comunicarse con ninguna administración, incluyendo Hacienda, lo que inevitablemente conllevará el incumplimiento de sus obligaciones con respecto a ellas, con las multas y sanciones que ello puede suponer.
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