Nota de encargo: qué es, para qué sirve y qué debe incluir el modelo

Uno de los documentos fundamentales cuando nos ponemos en contacto con una inmobiliaria para vender una casa de nuestra propiedad es la llamada nota de encargo. Se trata de un escrito obligatorio que debe contener cierta información mínima. 

Si estás pensando en vender tu inmueble a través de una agencia, toma nota de todo lo que debes saber sobre la nota de encargo.

¿Qué es la nota de encargo?

También conocida como hoja de encargo inmobiliaria, es un documento pactado entre la agencia o el agente inmobiliario, de un lado, y el propietario o propietarios del inmueble, de otro. En él se desarrollan las condiciones en las que se ofrecerá la finca en el mercado, así como los derechos y obligaciones de ambas partes con respecto al encargo de oferta de compraventa. 

Este documento debe ir firmado por ambas partes y en él se fijan extremos tan importantes como la cuantía que cobrará la agencia, la forma de pago, la duración del encargo o el precio de oferta.

¿Para qué sirve la nota de encargo?

La hoja de encargo inmobiliaria es un documento elemental que protege a ambas partes y deja claras las condiciones de la relación contractual entre agencia y propietario.

Se trata, por tanto, de un contrato esencial para que ambas partes comprendan de antemano cuáles son los derechos y obligaciones que se generan al delegar la gestión de la venta de un inmueble en el mercado. También permite a las partes justificar cualquier reclamación en caso de incumplimiento de la otra parte, ya sea judicial o extrajudicialmente. 

¿La nota de encargo es obligatoria?

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La nota de encargo no es obligatoria a nivel nacional, pero sí lo es en algunas comunidades autónomas en las que se ha desarrollado un cuerpo normativo especifico sobre este punto.

Sin embargo, esta se ha convertido en un documento esencial en cualquier relación entre agencia y propietario de cara a una compraventa: no ofrecer su formalización es sinónimo de mala 'praxis' y motivo de sospecha.

En cualquier caso, los vendedores quedan protegidos a nivel estatal a través del contenido de la Ley General para la Defensa de los Consumidores y Usuarios. Entre otras cosas, esta norma deja claro que el consumidor tiene derecho a dejar sin efecto el contrato, sin penalización de ninguna clase, dentro de los 14 días naturales siguientes a la fecha de firma.

En cuanto a la normativa autonómica, un buen ejemplo es el de Cataluña, donde la Ley 18/2007, de 28 de diciembre, del Derecho a la Vivienda indica que los agentes inmobiliarios están obligados a suscribir una nota de encargo con los propietarios de viviendas que les encomienden la transacción de un inmueble de este tipo.

Además, la Ley especifica que los agentes inmobiliarios también están obligados a:

• Actuar con diligencia, responsabilidad e independencia profesionales.
• Desarrollar su actividad con sujeción a la legalidad vigente y a los códigos éticos establecidos en el sector.
• La Ley hace mención especial a considerar la protección de los derechos de los consumidores y usuarios de viviendas.
• Más específicamente, pero no de forma exclusiva, se prohíbe hacer referencias o usar nombres que induzcan o puedan inducir a los consumidores o usuarios a error respecto a la verdadera naturaleza de la empresa o establecimiento o de los servicios que prestan.

Tipos de notas de encargo inmobiliarias

En esencia, existen dos tipos de notas de encargo:

Nota de encargo en exclusiva

Este modelo se utiliza cuando el agente o agencia oferta el inmueble en exclusiva, de forma que el vendedor no puede ofertar el inmueble a través de otras empresas o profesionales. 

Lo habitual es que el documento contemple una cláusula de exclusividad y que se defina un plazo para cumplir con la venta del inmueble en las condiciones pactadas.

Nota de encargo sin exclusiva o mandato simple

En este caso, el propietario podrá ofertar su inmueble a través de otros agentes o de forma personal, y así constará en la propia nota de encargo.

¿Qué debe reflejar el modelo de nota de encargo inmobiliaria?

El contenido mínimo de la nota de encargo puede venir definido por ley con carácter autonómico. Por eso, no existe un único modelo de nota de encargo.

A modo de inspiración a la hora de elaborar un modelo de hoja de encargo, estos son los puntos que debe contener (y que, como cliente, podrías exigir a tu inmobiliaria o agente): 

• La identidad del agente y el número de inscripción en el registro de agentes inmobiliarios.
• La identidad de los propietarios del inmueble y, en su caso, la de su representante.
• El plazo de duración del encargo.
• La descripción de la operación encomendada.
• La identificación de la finca o fincas, con especificación de los datos registrales, cargas, gravámenes y afectaciones de cualquier naturaleza.
• El régimen de protección de la vivienda, en su caso.
• El precio de la oferta (es posible incluir límites a la baja, la forma de pago, la distribución de los gastos de compraventa...)
• Los aspectos jurídicos que afecten al inmueble de una forma relevante. Sobre este punto, la persona que encarga la transacción debe ponerlos de manifiesto, bajo su responsabilidad, sobre todo en cuanto a procedimientos judiciales pendientes por cuestiones relacionadas con el inmueble.
• La retribución del agente y la forma de pago.
• Los derechos y obligaciones de las partes, con indicación de las facultades concedidas al agente.

Por otro lado, es importante cumplir con la normativa en materia de Protección de Datos.