Las diez razones para pasar de una oficina fija a una flexible

El contexto reciente de alta inflación, tipos altos, crecimiento de los costes de implantación (crecieron un 40% en los últimos cuatro años), junto con el impacto de las políticas híbridas de teletrabajo, ha provocado que la toma de decisión de las empresas a la hora de elegir su nueva oficina esté tomando en cuenta variables que hace un tiempo quizás no eran tan prioritarias. Reunimos las que son, según JLL, las diez principales razones por las que una empresa escoge ahora un espacio de oficinas flexibles frente a uno tradicional.

A pesar del contexto macroeconómico vivido en el último año y medio, el 63% de las compañías encuestadas, según nuestro estudio The Future of Work de JLL, confirma que los espacios flexibles son un buen apoyo para afrontar situaciones de mayor incertidumbre, pudiéndose adaptar tanto en periodos de expansión como de contracción económica.

Pero mirando al futuro, el 60% de los clientes corporativos de JLL prevén contar en el futuro con espacios flexibles dentro de su portfolio de oficinas (Future of Work). En este sentido, existen muchas oportunidades para propietarios y operadores flex que permiten adaptarse a la nueva demanda de este tipo de soluciones.

A continuación, citamos los diez principales razones que mueven a las empresas a optar por la incorporación de espacios flexibles en su portfolio de oficinas:

• Periodos cortos de tiempo: necesidades específicas de proyectos temporales inferiores a tres años.
• Mercados nuevos: expansión en nuevas localizaciones.
• Cartera más elástica: empresas interesadas en tener menos obligaciones contractuales.
• Equipos más pequeños: solución para centrarse en el core business y externalizar la gestión de la oficina.
• Evitar la inversión inicial: oficina implantada y equipada.
• Certidumbre en gastos: pago por uso de servicio (canon).
• Formatos híbridos: parte de la huella en tradicional y la otra parte en espacios flexibles.
• Plantilla móvil: flexibilidad y agilidad: pases de movilidad para los empleados.
• Servicios incluidos: foco en hospitality
• Experiencia del usuario: espacios donde pasan y ocurren cosas.

¿Qué buscan los usuarios?

Recientemente, JLL ha asesorado en el cierre de operaciones relevantes de mercado demostrando el éxito del sector flex office como servicio. Desde la compañía relatan tres casuísticas de tres sectores en pleno crecimiento, planteando el punto de partida, sus necesidades y cuál ha sido la solución, siendo todas ellas una oficina flexible.

• Sector E-commerce

Punto de partida: alquiler tradicional.

Necesidades: ubicación, imagen de marca, CAPEX limitado y flexibilidad en la duración.

Solución: oficina gestionada en CBD Madrid cercana a su anterior sede.

• Sector alimentación

Punto de partida: red comercial sobredimensionada bajo alquileres convencionales.

Necesidades: experiencia del usuario, optimizar la huella y los costes.

Solución: migración de oficinas tradicionales a soluciones flexibles.

• Sector farmacéutico

Punto de partida: alquiler tradicional en oficina situada en zona periférica de Madrid.

Necesidades: paquete incluido (CAPEX y servicios), ahorro costes y experiencia de usuario.

Solución: oficina gestionada en zona prime.

Mercado de espacios flexibles

El mercado de espacios flexibles en España ha ido evolucionando en el transcurso del tiempo. Desde su boom en el 2018, pasando por la posterior ralentización del sector, influenciado por el impacto del covid19, alcanzando, posteriormente, cifras récord en el 2022.

Durante el primer trimestre de 2024, la demanda del sector (inquilinos en flex) ha repuntado representando un 18% (en superficie) respecto al sector tradicional de oficinas, la cifra más alta de los últimos años.

El aumento de la demanda por espacios flexibles, con un crecimiento destacado del segmento corporate, no solo viene dado por los beneficios económicos y contractuales que ofrece, sino por la agilidad al presentar, a corto plazo, espacios de trabajo con servicios incluidos en un momento en el que crear un entorno de hospitality en las oficinas es tendencia.