Cómo reformar un local para iniciar con buen pie un negocio de éxito

Encontrar la mejor ubicación posible para tu negocio es la decisión más estratégica, pero convertir ese local en el envoltorio adecuado, la más estresante. Para triunfar con la reforma del local que va a albergar tu negocio deberás conjugar los verbos planificar, prever y decidir, pero también confiar, fiarse de los profesionales contratados. Todo esto, además de seguir las recomendaciones que nos ofrece un arquitecto curtido en proyectos para grandes marcas. 

Pese al incontestable auge del comercio online, en España se contaban 543.658 comercios minoristas en 2022, el 0,4% más que un año antes, según el Cuaderno de Indicadores de Comercio Interior (junio de 2023). Esta publicación del Ministerio de Industria, Comercio y Turismo, estima en el 5% del VAP (Valor Agregado Bruto) la aportación de un sector que ocupó de media a 1,8 millones de personas en 2021.

Ya sea como una solución de autoempleo, con el sueño de convertirse en una cadena o, ¿quién sabe?, en una enseña de referencia global, miles de emprendedores se asoman al precipicio de la reforma del local cada año. Y para controlar el vértigo nada como estar informado.

Cómo abordar la reforma de un local comercial

Entre el 5% y el 10% de los peatones que pasan por una tienda muestran interés, aunque serán menos los que den el paso, explica el profesor Ricardo Palomares Borja en Marketing en el punto de venta (Esic, 2017). Para este experto en Business Retail Marketing, “la arquitectura comercial ejerce una importante influencia psicológica en el comportamiento del consumidor, apelando directamente a sus sentimientos, emociones, actitudes y creencias”.

Diseñar un local que invite a entrar y ofrezca la mejor operativa posible para el funcionamiento del negocio, es el objetivo de la reforma del local. Un proceso que aquí resumimos en cinco decisiones.

Elegir a los mejores profesionales posibles

Todo comienza con la elección del proyectista y el constructor. “Lo primero que necesita el emprendedor es un proyecto del diseño de negocio”, explica Ángel Luis Cerro, arquitecto y socio de Proyecto Emo, un estudio especializado en desarrollo de cadenas de retail, especialmente de restauración organizada, que ha trabajado con marcas como Foster’s Hollywood, Vips, BMW Motorrad o Skechers.

Su consejo es no escatimar en la elección, ya que “su coste va a representar menos del 10% del desembolso en construcción y materiales”. “Si eliges un buen profesional te va a ofrecer un buen proyecto, y además realista, que no sea una locura plantearlo en términos de precio”. Paso en el que se debe tener en cuenta la especialización del estudio, ya que no es lo mismo reformar un local para montar un supermercado, que una tienda de moda o un restaurante.

Es importante hablar con el proyectista. Aunque un buen profesional dirigirá las entrevistas para dar con la información relevante para diseñar el mejor espacio, desde Proyecto Emo se recuerda que hay que tener claros conceptos como el objetivo de marca –“se trata de un negocio independiente o tiene vocación de expansión en cadena” – y el público al que se dirige –“qué posicionamiento busca en su sector” –, así como la operativa de negocio – “hay aspectos del funcionamiento del negocio que el proyectista desconoce y que el empresario debe adelantar para que se prevean en el proyecto–.

Muchos estudios ayudan con la selección de la constructora, para cuya elección se debe contar con al menos tres presupuestos. Cerro comenta la importancia de que el constructor tenga experiencia en retail, aunque un reformista de pisos esté capacitado para hacerlo, no está habituado a manejar unos plazos que aquí deben ser más cortos para no encarecer esta fase de proyecto de negocio con demoras innecesarias.

Diseñar la experiencia de compra

El diseño de la experiencia de compra es fundamental para generar un buen espacio comercial. Y el emprendedor debe entender que para ofrecer el servicio deseado debe cuidar el espacio de venta y la trastienda, “algo aún más fundamental en el negocio de restauración”, comenta Cerro.

La primera variable es el modelo de venta. No es lo mismo diseñar un comercio en autoservicio donde es fundamental el recorrido del cliente y la interacción con el producto o servicio, que un comercio con venta asistida, donde el acceso al producto maneja otros códigos.

La experiencia de compra va a estar muy ligada a la funcionalidad del local y aquí la recomendación es palmaria: “Tu presupuesto no puede escatimar en aquellas cosas que te hacen funcionar”. Y esto siempre incluye la electricidad y climatización, y en muchos casos otras infraestructuras como fontanería, instalación de gas, etc.

Cerro suma otros dos puntos de la reforma en los que el emprendedor no debería escatimar para lograr la mejor experiencia de compra: “La iluminación es el elemento más teatral, permite generar acentos y llamar la atención, y la acústica. El confort acústico es el gran olvidado, aunque es esencial en negocios como los de la hostelería para no molestar al vecindario y no entrecruzar la conversación con la mesa de al lado”.

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Hacer ‘match’ entre imagen y cliente

Es esencial hacer una elección de imagen y materiales coherente con el público al que nos dirigimos. Lo explica Cerro de un modo muy gráfico: “Si tu negocio se dirige a un tipo de cliente muy concreto, tendrá que acertar con la estética que te gusta. Todos conocemos locales, incluso muy bonitos para sacarles una foto, en los que no entra nadie. En ocasiones ocurre cuando hay una disrupción entre el target al que se dirige, por ejemplo un público joven, pero con una apariencia de local de hostelería caro típico de un consumidor más maduro. En otros casos ocurre al contrario”.

Siempre es importante que el negocio muestre un aspecto atractivo, que vaya más allá de la media, pero con coherencia: “Hay que entender la tendencia de tu sector comercial como algo muy abierto, que permite sumarse a la moda, pero aportando personalidad”.

Y las sensaciones se crean a partir de los colores, elección de materiales y, muy importante, la iluminación. Todos ellos aspectos a los que hay que prestar atención, pero el arquitecto insiste de un modo abierto: “Por ejemplo, hoy el público acepta y busca una experiencia de producto y servicio premium pero en un entorno de diseño industrial, e incluso con marcados contrastes entre unos acabado de materiales en bruto y un mobiliario lujoso y sofisticado”.

Sin embargo este rompedor código puede que no triunfe en países de cultura musulmana o incluso en Rusia, donde el lujo se relaciona con materiales como los mármoles y dorados. De ahí la importancia de que la imagen del local no genere conflicto entre su público objetivo.   

Hacer un seguimiento de obra efectivo

La mejor manera de que la obra avance según lo previsto es con la supervisión personal del emprendedor o, en su caso, de una persona de máxima confianza.

“El proyectista tiene que hacer la dirección de obra e informar de lo que va sucediendo para mantener el control sobre el presupuesto y los tiempos”, explica el arquitecto: “Normalmente, si es una obra de dos o tres meses, es suficiente con ir una vez a la semana, y si es más corta, dos. Pero si te fías de tu proyectista, lo dejas en sus manos y vas cuando él te lo pida’.

El proyectista suele ser también quien gestione las licencias de obras y actividades, que suelen ser diferentes según el ayuntamiento de que dependa. En la actualidad hay muchos donde se puede acometer la obra para tiendas sin especial regulación con una declaración responsable, cosa que raramente ocurre si se habla de hostelería.  

Sin embargo y dada su importancia, son procesos a los que el empresario debe prestar atención desde el primer momento, para evitar sorpresas como demoras en la concesión de la licencia de muchos meses después de alquilar el local, o tomar consciencia de las dificultades que conlleva la reforma de un local protegido. 

Según un estudio de PlanRadar, “las rectificaciones en obra suponen más del 11% de los costes totales de los proyectos”. En opinión de este reciente estudio de la plataforma digital europea de construcción y gestión de instalaciones, “la mala comunicación con la plantilla y una aplicación errónea de las normas de calidad” son las principales causas de una problemática que aunque analiza grandes obras, puede ilustrar lo que en muchos casos espera al emprendedor.

“Imprevistos en las obras, siempre hay”, coincide Cerro, “pero también en el presupuesto se introducen determinados elementos en previsión de algún posible problema, que finalmente no son siempre ejecutados. Y eso implica un ahorro. En mi opinión, la desviación de costes sobre el presupuesto está muy ligada a la experiencia del proyectista”.

En cualquier caso, es importante asumir que durante una reforma es imposible controlar todas las variables. Y cuando el imprevisto llega, lo más recomendable es mostrarse colaborativo y flexible para dar con la mejor solución.

Cerrar la obra con garantías

Al finalizar la obra, el emprendedor no debe bajar la guardia: es el momento de recibir el Certificado Final de Obra y la documentación de obra (planos As Built).

Aunque es obligación del proyectista, no se debe olvidar que a la finalización se entrega el Certificado Final de Obra. Este puede ser “sin reparos”, si se ha recibido el visto bueno en la ejecución de la obra por todas las partes, o “con reparos”. En este caso, se especifican punto por punto las mejoras o repasos que quedan pendientes estableciendo un plazo máximo de ejecución. No será hasta la subsanación de esas tareas cuando empiecen a correr los plazos de garantía, de un año para defectos de terminación y acabados. 

Por último, también se debe recibir el proyecto o planos As Built. Se trata del proyecto de obra, pero incluyendo las pequeñas o grandes modificaciones implementadas durante la obra. Una documentación que el propietario de la obra debe conservar, por si a lo largo de la vida del negocio es necesario abordar otras obras.