Cómo justificar ante Hacienda los gastos de la actividad de una empresa… cuando ya se ha pasado el plazo

Cada vez son más los casos en los que contribuyentes que realizan una actividad empresarial ven cómo Hacienda les niega la deducción de todos los gastos de su actividad, como los de la luz, el agua o el teléfono, en un determinado ejercicio. Ello, por no haberlos aportado en su día, cuando se los requirió Hacienda en el marco de una comprobación tributaria.

Muchas veces esa no aportación de gastos se debe a la propia negligencia del contribuyente, y es consecuencia del caos con el que gestiona su actividad, no llevando un libro de ingresos y gastos, ni conservando muchas de las facturas recibidas, haciendo además caso omiso al requerimiento notificado por la Administración.

Sin embargo, en otros supuestos estamos ante un problema de notificaciones. Ello, porque el contribuyente realmente no tuvo conocimiento del requerimiento de información en el que se le pidió la justificación de los gastos, ni muchas veces tampoco de todas las actuaciones posteriores. Y por eso no pudo aportar toda la relación de gastos deducidos en su actividad.

El problema es que en estos casos el contribuyente ve con frustración cómo se han inadmitido todos los gastos de su actividad, incluso los más elementales y por ello claramente deducibles.

Por eso, estamos ante supuestos en los que habrá que reaccionar con rapidez para no perder oportunidades de defensa. Sin embargo, la reacción dependerá en cada caso del momento procesal en el que nos encontremos.

Cuando Hacienda todavía esté tramitando el procedimiento de comprobación tributaria 

Puede ocurrir que el contribuyente no haya tenido conocimiento del requerimiento en el que se le solicitó el libro de gastos y todas las facturas. O que, conociéndolo, hizo caso omiso, y le llega por ello una propuesta de liquidación en la que Hacienda suprime de golpe todos los gastos.

Pues bien, si estamos en ese momento procesal el problema tiene todavía fácil remedio, que consistirá en aportar la información que se requirió Hacienda, dentro del plazo para hacer alegaciones.

Si así se hace, Hacienda pasará por alto la falta de contestación del requerimiento (aunque podría sancionar por obstrucción) y analizará todos los gastos aportados antes de dictar la liquidación que ponga fin al procedimiento.

Cuando el procedimiento ya ha finalizado, y me han notificado una liquidación suprimiendo todos los gastos

Más graves son los casos en los que Hacienda ya ha dictado liquidación en la que se suprimen todos los gastos. Y es que cuando ello ocurre, el contribuyente se encuentra con que el procedimiento tributario ya ha finalizado, y su única opción es presentar un recurso de reposición o interponer una reclamación económico-administrativa.

El problema viene en estos casos porque hay que salvar la tradicional negativa de Hacienda a admitir, ya en fase de recurso, la prueba que debió aportarse en el propio procedimiento de comprobación. 

Afortunadamente los Tribunales han flexibilizado esta interpretación, y permiten aportar prueba en un recurso a pesar de que ésta se requirió y no se aportó en la previa vía administrativa. Ello, salvo que se pruebe que el contribuyente ha obrado con mala fe al reservar la prueba de esos gastos hasta el momento en que presenta su recurso. 

Evidentemente, ello no ocurre cuando es el propio contribuyente el que se ha visto perjudicado por no aportar los gastos en su momento, viendo como Hacienda le niega la deducción de todos ellos.

En definitiva, en estos casos lo mejor será reunir con celeridad toda la prueba que justifique los gastos deducidos, y aportarla en un recurso presentado dentro del mes siguiente al del dictado de la liquidación. Además, lo preferible será presentar un recurso de reposición, que lo resuelve la propia Administración que dictó liquidación, en lugar de una reclamación ante el Tribunal Económico-Administrativo Regional. 

Si se hace así, es factible que Hacienda acepte revisar todos los gastos que no se presentaron en su momento, y tras ello ordene anular la liquidación dictada, sustituyéndola por otra en la que se admitan la totalidad o gran parte de los gastos aportados.

Esto es lo que ha ocurrido, por ejemplo, en un caso que me planteó un cliente y que ha sido resuelto con éxito recientemente. Así, en la resolución que resuelve el recurso de reposición que planteé, la AEAT ha acordado “Anular la liquidación objeto de impugnación de la que en su día se derivó una cantidad a ingresar de 52.001,51 euros. Dictar nuevo acto de liquidación, que se acompaña al presente acuerdo, del que resulta una deuda tributaria de 9.149,86 euros.”

A partir de ese momento, la lucha podrá continuar en el Tribunal Económico-Administrativo. Pero ya sólo en relación con los gastos no admitidos, y referida a rebatir los concretos motivos por los que no se admitió la deducción de dichos gastos. Sin duda, el contribuyente se habrá quitado ya un gran lastre.

Cuando ya ha pasado el plazo para recurrir la liquidación que suprimió todos los gastos deducibles

Más peliaguda es la cuestión cuando el contribuyente descubre la no admisión de gastos en un momento muy posterior. Es decir, cuando ya se ha pasado el plazo para recurrir la liquidación. Así, he tenido asuntos en los que una providencia de apremio, o un embargo, son la punta del iceberg de todo lo que ha pasado antes: una liquidación notificada hace meses en la que se suprimieron todos los gastos deducidos en la actividad, sin que el contribuyente tuviese conocimiento de nada.

El problema es que el contribuyente se encuentra fuera de plazo para recurrir la liquidación aportando los gastos. Por ello, en estos casos, y aunque debe reunirse rápidamente toda la prueba que justifique la deducibilidad de los gastos, la cuestión principal no será ésa, sino descubrir qué ha pasado con las notificaciones realizadas, y por qué nunca se tuvo conocimiento de las mismas.

Y es que de nada sirve presentar un escrito o solicitud aportando todos los gastos, porque Hacienda lo calificará como recurso de reposición y lo inadmitirá por haberse presentado fuera de plazo. Tampoco plantear la nulidad de pleno derecho de la liquidación dictada es un camino fácil. Y es que no se puede pedir una nulidad por cualquier motivo, sino únicamente por los previstos en el artículo 217.1 de la Ley General Tributaria, que no parece concurran en estos casos.

Por ello es fundamental cuestionar las notificaciones realizadas, tanto si son notificaciones postales como electrónicas, analizando la forma en que se practicaron. Ello, para demostrar que fueron defectuosas, no teniendo conocimiento el contribuyente de las mismas. Y que ése fue el motivo por el que el contribuyente no pudo aportar toda la relación de gastos deducidos en su actividad. 

Así puede ocurrir, por ejemplo, que Hacienda no intentó la notificación en otro domicilio conocido del contribuyente, o intentó notificar en papel a una empresa, a pesar de estar obligada a recibir notificaciones electrónicas. O que la notificación electrónica practicada sea defectuosa, porque se demuestra que Hacienda no hizo todo lo posible para que llegara a conocimiento del contribuyente.

En definitiva, sólo si se descubre un error en la práctica de las notificaciones será posible presentar un recurso, aunque sea fuera de plazo, para aportar la relación de gastos de la actividad, y solicitar su deducción. 

Y si realmente la notificación se practicó de forma defectuosa, los Tribunales no tendrán más remedio que admitir el recurso, y entrar a decidir sobre el fondo del asunto. Es decir, sobre si los gastos aportados son o no deducibles.