Channel manager: herramienta fundamental para el alquiler vacacional

El channel manager se ha convertido en el mejor aliado de tanto hoteles, como gestores de alquiler vacacional y hasta pequeños hostales que aspiran a llenar su calendario gracias a anunciarse en Booking.com, Airbnb y otros muchos portales al mismo tiempo. Hecho con el que es posible caer en el temido overbooking, o por el que tengas que pasar horas configurando tarifas manualmente o bloqueando tu calendario por haber recibido una nueva reserva. Si alguna vez has tenido alguno de estos problemas, este artículo es para ti: vamos a contarte qué es un software channel manager, cómo funciona, qué ventajas tangibles ofrece y, sobre todo, cómo elegir la solución que más conviene a tu negocio.

¿Qué es un channel manager o gestor de canales?

En el sector de los alojamientos o alquileres turísticos, un channel manager es un software que centraliza y automatiza la distribución online de tu calendario, tus tarifas y la disponibilidad de cada habitación o vivienda turística que anuncies en las diferentes plataformas online. Te permite ahorrar gran cantidad de tiempo ya que, en lugar de iniciar sesión en cada una de las OTAs en las que te anuncias, el gestor de canales se conecta a todas ellas a través de su API para publicar, modificar y bloquear reservas al instante.

De una forma más resumida, un channel manager es una herramienta que conecta tu PMS o calendario con todas las OTAs con el fin de actualizar, en tiempo real, los precios y la disponibilidad tras cada reserva.

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Además de centralizar la disponibilidad de tu calendario y mucha más información de tus alojamientos (tarifas, imágenes...), son muchos los gestores que, en su channel manager, incorporan la opción de medir y analizar la ocupación, el ingreso medio y el rendimiento de diferentes campañas. Un análisis que te permitirá llevar a cabo la mejor estrategia para tus alojamientos. Esa combinación de automatización + analítica explica por qué el mercado global de channel managers superó los 2 800 M USD en 2024 y crecerá a un 9,8 % CAGR (Tasa de Crecimiento Anual Compuesto) hasta 2033 según el siguiente estudio de Business Research INSIGHTS.

¿Para qué sirve principalmente un channel manager?

Como ya habrás podido intuir, el primer objetivo de un channel manager es la sincronización de datos entre tu negocio de alquiler y decenas de plataformas externas (en las que te anuncies o en las que podrías llegar a hacerlo). El proceso en el momento en el que entra una reserva es el siguiente:

1. Elimina las fechas de la reserva como fechas disponibles en la base de datos de tu alojamiento.
2. Sincroniza la nueva disponibilidad de tu calendario al resto de las OTAs en cuestión de segundos para que no se pueda reservar la misma fecha en cualquier otra plataforma.

Cómo funciona la tecnología del channel manager

La “magia” ocurre gracias a una API bidireccional: cuando tu PMS o la propia interfaz del channel manager detecta un cambio, este se puede enviar en diferentes formatos, ya sea conexión XML o iCal a cada OTA (dependerá del tipo de sincronización con la que cuente tu channel manager con cada OTA) A su vez, las OTAs devuelven confirmación (o errores) para garantizar que la base de datos central y los portales quedan alineados en tiempo real (si tienes una conexión XML con esa OTA).

Sincronización automática de inventario y tarifas

• Inventario: cada nueva reserva, cancelación o modificación de la misma, actualiza el estado de tu calendario. Es decir: si te queda una sola habitación doble para el 15 de agosto, tu channel manager bloqueará la disponibilidad de la habitación en todas las plataformas donde te anuncies o tu propia página web en cuanto se reserve.
• Tarifas: basta con cambiar un precio en el panel central y el software replicará el valor en todos los canales que tengas conectados. Esto reduce los errores humanos y mejora la percepción de marca al trabajar siempre de la mejor manera.

Conexión con Plataformas y OTAs (Booking.com, Airbnb...)

Los channel managers líderes del sector llegan a ofrecer más de 200 integraciones, con conexiones certificadas para grandes plataformas como pueden ser Booking.com, Airbnb o Vrbo. Cada una de integraciones sigue un ciclo “push-pull”: donde se envía la información de forma bidireccional (si la conexión es XML) de precios, disponibilidad del calendario y resto de información de los anuncios. Si el gestor o propietario quiere añadir una nueva OTA en la que anunciarse, hacerlo es tan sencillo como añadir una nueva conexión en tu channel manager.

idealista/news

Ventajas fundamentales de usar un channel manager

Trabajar con un channel manager la gestión de tus alojamientos, afecta principalmente en cuatro áreas fundamentales de tu negocio. A lo largo de este apartado las mencionamos y analizamos para que valores su peso real a la hora de poder facilitarte el trabajo y en la experiencia del huésped.

Evitar el overbooking y errores de disponibilidad

Nada deteriora más la reputación de un alojamiento que informar a un viajero, a última hora, de que ha habido un problema con su reserva y “no existe”. Con un channel manager la disponibilidad se actualiza en segundos por lo que cada vez que entra una nueva, se modifica o se cancela, aparecerá prácticamente al instante en tu calendario sin importar desde qué OTA se reciba. Según un estudio de Seekda, los negocios que contratan esta tecnología reducen los overbookings en torno al 85 %. Además de evitar la incidencia de recibir dos reservas al mismo tiempo, también evita los costes de reubicar clientes o el tener que prescindir de una de las dos reservas recibidas. Al ser un proceso automatizado y no tener que comprobar tu calendario continuamente, te permite a ti o a tu equipo trabajar o mejorar otros aspectos de tu negocio como crear experiencias memorables para tus huéspedes.

Centralizar y automatizar la gestión de reservas

Disponer de un channel manager para la gestión de tus alojamientos no solo centraliza todas tus reservas en un solo lugar, sino que también te ayuda a configurar las políticas de cancelación, los mensajes con los viajeros y los cobros que debes realizar sin saltar entre pestañas. Con un único panel visualizas todos los datos de las reservas y puedes configurar reglas predefinidas: envíos automáticos de emails, cobro del depósito en la fecha fijada o bloqueo de estancias que incumplen la norma que quieras fijar de estancia mínima. Este artículo de Lighthouse recuerda que consolidar varias plataformas en un solo panel ahorra “horas de trabajo cada semana” y minimiza los errores humanos. 

Cuando la herramienta se integra con tu PMS o CRM, la duplicidad de fichas desaparece y los informes que te facilita este, reflejan la realidad al minuto. Ese ahorro de tiempo puedes destinarlo a trabajar venta cruzada en tu negocio como preparar colaboraciones locales, idear paquetes de bienvenida o reforzar la venta directa en tu página web.

Optimización de ingresos y estrategia de precios

La tercera ventaja se refiere a tus ingresos, si el channel manager con el que trabajes cuenta con un módulo de revenue management que permite configurar reglas como “subir tarifa un 15 % si la ocupación supera el 80 % en los próximos 30 días” o “ofrecer un 10 % de descuento para estancias de domingo a miércoles en temporada baja”, te va a ayudar muchísimo más. 

Al automatizar este baile de precios según la disponibilidad de tu calendario o la fecha en la que nos encontremos en cada momento, se tiende a elevar el RevPAR (Revenue per Available Room) sin cargar -de nuevas actividades o tareas a ti o a tu personal. Algunos alojamientos que han implantado estas reglas reportan incrementos de 10-12 % en ingresos totales tras seis meses (dato interno de AvaiBook, 2024). También se obtiene un informe de métricas por canal —pick-up, cancelaciones, ADR—, decisivas para estudiar la estrategia de tu negocio, negociar comisiones o invertir en campañas específicas.

Aumentar la visibilidad online y alcance a nuevos huéspedes

Por último, un channel manager actúa como altavoz digital, un escaparate que te ayuda a llegar a viajeros de todo el mundo. Al poder publicar tus alojamientos simultáneamente en un mayor número de plataformas sin suponer, por ello, mayor número de tareas. 

Este mayor alcance global cobra especial importancia en temporada baja, cuando necesitas que tus alojamientos lleguen a un mayor número de personas, viajeros de cualquier parte del mundo. Al final, cuantas más personas puedan ver y descubrir tus alojamientos, mayor probabilidad de que lo reserven y multipliques la ocupación de tu calendario.

¿Quién necesita un software channel manager?

El channel manager no es una herramienta exclusiva para grandes negocios, gestores o propietarios. Cualquier persona con un alojamiento anunciado en más de una plataforma, que cuente con diferentes habitaciones disponibles o incluso un solo alojamiento pero que reciba gran cantidad de reservas, puede trabajar con esta herramienta para sacarle el máximo partido a su negocio.

Si estás buscando un channel manager de calidad, AvaiBook by idealista es una excelente opción con la que empezar. Además, si les contactas hoy, te aprovecharás de su oferta de un 25% de descuento.

Channel manager para alquiler vacacional

Como hemos comentado a lo largo del artículo, a los anfitriones que cuentan con más de una unidad alojativa, tienen calendarios fragmentados y se anuncian en más de una plataforma, trabajar con un channel manager para alquiler vacacional les permite:

• Publicar sus alojamientos en las principales plataformas del sector como Booking.com, Airbnb, Vrbo… y dormir con la tranquilidad de saber que su calendario se actualiza al instante.
• Aceptar reservas de última hora sin miedo a que existan overbookings o errores de última hora.
• Centralizar las conversaciones con sus viajeros en una sola bandeja, reduciendo tiempos de respuesta.

Cómo elegir el mejor channel manager para tu negocio

En el momento de elección de un Channel Manager es importante tener en cuenta algunos aspectos fundamentales que te ayudarán a elegir el software que mejor se adapte a tus necesidades. Algunos de los factores que debes considerar a la hora de tomar la decisión son:

1. Integraciones: ¿incluye todas las OTAs clave en las que quieres anunciarte y tu PMS?
2. Usabilidad: haz una demo; si no lo ves intuitivo y necesitas un manual para cada paso, busca otra opción porque, lo más probable, es que te cueste entenderlo.
3. Soporte 24/7: es importante que el channel que contrates cuente con un buen soporte que te permita resolver tus dudas.
4. Modelo de negocio según los costes: analiza si el channel manager obtiene una comisión (% por reserva) o si es mediante una suscripción fija. Evalúa qué tipo te beneficia según tu negocio.
5. Funcionalidades extra: te aconsejamos que no solo analices del channel manager las conexiones con las OTAs si no que investigues si cuenta con reportes, reglas de precios avanzadas, pasarela de pagos, o incluso si cuenta con un channel manager y un motor de reservas propio.
6. Seguridad y cumplimiento RGPD: es importante que cumpla con la normativa que se exige para este tipo de productos, asegúrate de que es así.

¿Existen opciones de channel manager gratuito?

Sí, algunos proveedores ofrecen planes freemium o con funcionalidades limitadas, por lo general suelen restringir:

• El número de OTAs que puedes tener conectadas.
• Con ese plan no te facilita soporte telefónico.
• Lo más probable es que no puedas disponer de los módulos de revenue ni informes detallados con diferentes datos.

De ese modo, es difícil que te hagas a la idea de todo lo que puede ofrecerte por lo que te aconsejamos que exprimas lo máximo posible la demo que te realicen para familiarizarte con el producto y hacer todas las preguntas que consideres. Si tu objetivo es hacer crecer tu negocio, valora la versión de pago: el ROI se recupera rápido gracias a la reducción de overbooking y al aumento de la visibilidad de tus alojamientos.

Recuerda que un channel manager es la herramienta que unifica tus calendarios, los precios de tus alojamientos y la disponibilidad en tiempo real de tu calendario, evitando overbooking y mejorando tus ingresos. En el año en el que estamos, la distribución multicanal ya no es una opción: quien no automatiza se queda atrás.

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