Hacienda puede exigirte documentación tributaria incluso después de años: conoce los límites

Una de las mayores preocupaciones de los contribuyentes es hasta qué punto deben mantener la documentación relacionada con los impuestos y hasta cuándo la Administración Tributaria puede exigirlos. No importa cuánto tiempo haya pasado desde una transacción o contrato porque… aún podrías ser requerido para presentar esa información. El socio director de Salcedo Tax Litigation, José María Salcedo, da las claves para estar en paz con el fisco.

¿Qué documentos debe proporcionar el contribuyente a Hacienda?

Las obligaciones formales de presentar documentación tributaria se encuentran reguladas principalmente en dos disposiciones legales. En primer lugar, el artículo 29 de la Ley 58/2003, General Tributaria (LGT), establece las obligaciones formales impuestas por la normativa tributaria. Entre ellas se encuentra la obligación de "proporcionar a la Administración tributaria libros, registros, documentos o información que el obligado tributario deba conservar en relación con el cumplimiento de las obligaciones tributarias propias o de terceros, así como cualquier dato, informe, antecedente y justificante con trascendencia tributaria, a requerimiento de la Administración o en declaraciones periódicas. Cuando la información exigida se conserve en soporte informático, deberá suministrarse en dicho soporte cuando así sea requerido".

Además, el artículo 93 de la misma LGT establece que "las personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, así como las entidades mencionadas en el apartado 4 del artículo 35 de esta ley, estarán obligadas a proporcionar a la Administración tributaria toda clase de datos, informes, antecedentes y justificantes con trascendencia tributaria relacionados con el cumplimiento de sus propias obligaciones tributarias o deducidos de sus relaciones económicas, profesionales o financieras con otras personas".

Por lo tanto, estos dos preceptos resumen el deber de colaboración de los contribuyentes en la aplicación de los impuestos. Incluyen la obligación de informar sobre su situación tributaria, así como cualquier información con trascendencia tributaria derivada de sus relaciones económicas, profesionales o financieras con terceros.

La pregunta es, entonces, hasta cuándo está obligado el contribuyente a proporcionar toda esta información a requerimiento de la Administración Tributaria.

¿Cuándo prescribe la obligación de proporcionar la documentación tributaria a la Administración?

El socio director de Salcedo Tax Litigation señala que la prescripción de las obligaciones formales (entrega de documentación) mencionadas anteriormente se regula en el artículo 70 de la LGT. Sin embargo, este artículo contempla tres supuestos diferentes.

El primero se refiere a la situación del propio obligado tributario, es decir, hasta cuándo debe entregarse la documentación tributaria que concierne al contribuyente mismo. Según el apartado 1 del mencionado artículo 70 de la LGT, "las obligaciones formales vinculadas a otras obligaciones tributarias del propio obligado solo podrán exigirse mientras no haya expirado el plazo de prescripción del derecho para determinar estas últimas".

Por lo tanto, mientras la Administración aún pueda emitir una liquidación al contribuyente en relación con un ejercicio fiscal determinado, es necesario conservar esa documentación. Esto se refiere al plazo general de prescripción de cuatro años, establecido en el artículo 66.a) de la LGT, como el plazo máximo para emitir una liquidación relacionada con una obligación tributaria.

El segundo supuesto se refiere a la obligación de conservar la documentación por parte de los empresarios. En este caso, el apartado 2 del artículo 70 de la LGT remite a la normativa mercantil o al plazo en el que aún sea posible emitir una liquidación relacionada con los ejercicios a los que se refiere dicha información, prevaleciendo el plazo más largo de los dos.

Según la normativa mercantil, el plazo previsto es de seis años, contados a partir del último asiento realizado en los libros, tal como establece el artículo 30 del Código de Comercio. Además, esta obligación se mantiene en caso de cese del empresario, sin ser eximido de esta responsabilidad por haber cesado. También se aplica en casos de fallecimiento (siendo los herederos responsables de esta obligación) y en casos de disolución de sociedades (los liquidadores deben cumplir con esta obligación).

Por último, el apartado 3 del artículo 70 de la LGT aborda ciertos supuestos en los que sigue siendo posible exigir la documentación tributaria al contribuyente, incluso si han transcurrido más de cuatro años desde la formalización de ciertas operaciones y no es posible emitir una liquidación para determinados ejercicios.

Este precepto establece que "la obligación de justificar la procedencia de los datos que tengan su origen en operaciones realizadas en períodos impositivos prescritos se mantendrá durante el plazo de prescripción del derecho para determinar las deudas tributarias afectadas por la operación correspondiente y, en todo caso, en los supuestos a que se refiere el artículo 66.bis.2 y 3 de esta Ley".

Por lo tanto, en la medida en que dichas operaciones realizadas en períodos prescritos sigan teniendo pleno efecto en ejercicios que aún no han prescrito, el contribuyente sigue estando obligado a conservar toda la documentación tributaria relacionada con dichas operaciones. Esta obligación es especialmente relevante en el caso de la compensación de bases o cuotas que provienen de ejercicios anteriores.

Por último, José María Salcedo recuerda que los Tribunales no admiten excusas si hay obligación de conservar la documentación, por lo que recomienda ser muy cautelosos antes de destruir cualquier documentación tributaria.