Los trámites necesarios para abrir o construir un local comercial de forma legal

Poner en marcha un negocio exige realizar varios trámites administrativos, sobre todo si el autónomo tiene pensado abrir un local comercial. 

Tal y como explica la guía laboral del Ministerio de Trabajo de la que se hace eco el diario El Economista, "tras haber realizado todos los trámites previos de carácter civil, mercantil, fiscal o financiero, debe comunicarse a la Autoridad Laboral competente la apertura de un centro de trabajo o la reanudación de su actividad después de alteraciones, ampliaciones o transformaciones de importancia, a efectos del control de las condiciones de Seguridad y Salud Laboral".

Trámites para la apertura

Por tanto, es obligatorio informar a la Administración de la apertura del establecimiento de forma legal, y es necesario hacerlo en un plazo de tiempo determinado para evitar multas por incumplimiento. 

Según la guía, "la obligación de efectuar la comunicación incumbe al empresario, cualquiera que sea la actividad que realice" y puede efectuarse de dos formas: "con carácter previo o dentro de los 30 días siguientes a la apertura de un centro de trabajo o reanudación de la actividad después de efectuar alteraciones, ampliaciones o transformaciones de importancia".

Es necesario rellenar un ejemplar del modelo oficial, e incluir en él datos sobre la empresa y el centro de trabajo. En concreto, esta es la información que se debe suministrar a la autoridad local:

1. Datos de la empresa:

• Nombre o razón social, domicilio, municipio, provincia, código postal, teléfono y dirección de correo electrónico.
• Identificación, documento nacional de identidad o código de identificación fiscal, y si se trata de extranjero, asilado o refugiado, pasaporte o documento sustitutivo.
• Expresión de si la empresa es de nueva creación o ya existente.
• Actividad económica.
• Entidad gestora o colaboradora de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales.

2. Datos del centro de trabajo:

• Nombre, domicilio, municipio, provincia, código postal y teléfono. Para la exacta localización del centro deberá concretarse su ubicación de forma clara y precisa.
• Número de inscripción en la seguridad social, clase de centro, causa que ha motivado la comunicación y fecha de comienzo de la actividad.
• Actividad económica.
• Número total de trabajadores de la empresa ocupados en el centro de trabajo, distribuidos por sexo.
• Superficie construida en metros cuadrados.
• Modalidad de la organización preventiva.

3. Datos de producción y/o almacenamiento del centro de trabajo:

• Potencia instalada (KW o CV).
• Especificación de la maquinaria y aparatos instalados.
• Si realiza trabajos o actividades incluidos en el anexo I del Real Decreto 39/1997, de 17 de enero, por el que se aprueba el Reglamento de los Servicios de Prevención, así como, en su caso, la especificación de trabajo, actividades, operaciones o agentes incluidos en dicho anexo.

¿Y dónde se debe entregar la documentación? Según establece la guía, "la presentación de la comunicación se efectuará ante la unidad correspondiente de la Comunidad Autónoma, salvo en Ceuta y Melilla, donde se efectuará en el Área de Trabajo e Inmigración".

En el caso de que la comunicación no se ajuste a lo establecido, la autoridad local "se pondrá en conocimiento del interesado, para que éste subsane los defectos en el plazo de 10 días. Transcurrido dicho plazo sin haberse llevado a cabo, se entenderá como no efectuada la comunicación".

Además, detalla que "las Administraciones Públicas han de disponer lo necesario para que la comunicación de apertura y demás documentación complementaria pueda hacerse por medios electrónicos".

Multas por incumplimiento

El incumplimiento de esta obligación en plazo y/o forma conlleva multas que pueden superar los 6.000 euros, dependiendo de la gravedad de la infracción.

Será tipificada como una infracción leve siempre que no se trate de industria calificada como peligrosa, insalubre o nociva por los elementos, procesos o sustancias que se manipulen. Dependiendo del grado, la multa en este caso está entre 60 y 625 euros.  Y si es una infracción grave (se trata de una industria calificada como peligrosa), los importes van desde los 626 a los 6.250 euros. 

La guía también detalla que, "en los casos de obras de construcción, la responsabilidad será del contratista aunque será exigible igualmente al promotor de la obra". 

Trámites específicos en las obras de construcción

En las obras de construcción, la comunicación de apertura del centro de trabajo deberá ser previa al comienzo de los trabajos y se efectuará únicamente por los empresarios que tengan la condición de contratistas.

Según la guía informativa, deberá exponerse en la obra en lugar visible y se mantendrá permanentemente actualizada en el caso de que se produzcan cambios no identificados inicialmente.

El promotor debe facilitar a los contratistas los datos que sean necesarios para el cumplimiento de dicha obligación. La comunicación se cumplimentará según el modelo oficial y contendrá los siguientes datos e informaciones:

• Número de Inscripción en el Registro de Empresas Acreditadas.
• Número del expediente de la primera comunicación de apertura, en los supuestos de actualización de la misma.
• Tipo de obra.
• Dirección de la obra.
• Fecha prevista para el comienzo de la obra.
• Duración prevista de los trabajos en la obra.
• Duración prevista de los trabajos en la obra del contratista.
• Número máximo estimado de trabajadores en toda la obra.
• Número previsto de subcontratistas y trabajadores autónomos en la obra dependientes del contratista.
• Especificación de los trabajos del anexo II del Real Decreto 1627/1997, de 24 de octubre, que, en su caso, se vayan a realizar por el contratista.
• Datos del promotor: Nombre/razón social, número del Documento de Identificación Fiscal, domicilio, localidad y código postal.
• Datos del proyectista: Nombre y apellidos, número del Documento de Identificación Fiscal, domicilio, localidad y código postal.
• Datos del coordinador de seguridad y salud en fase de elaboración del proyecto: Nombre y apellidos, número del Documento de Identificación Fiscal, domicilio, localidad y código postal.
• Datos del coordinador de seguridad y salud en fase de ejecución de la obra: Nombre y apellidos, número del Documento de Identificación Fiscal, domicilio, localidad y código postal.

Junto a dicho modelo deberá adjuntarse el Plan de seguridad y salud cuando sea exigible (acompañado de su correspondiente aprobación). Si no fuera exigible dicho Plan, se acompañará de la correspondiente evaluación de riesgos.

Las empresas que pretendan ser contratadas o subcontratadas para trabajos en una obra de construcción deberán estar inscritas en el Registro de Empresas Acreditadas dependiente de la Comunidad Autónoma en la que la empresa tenga su domicilio social. La inscripción se puede realizar electrónicamente y deberá permitir acreditar los siguientes extremos:

Que la empresa dispone de una organización productiva y cuenta con los medios materiales y humanos necesarios y los utiliza para llevar a cabo la actividad; que asume los riesgos del negocio y que ejercita directamente las facultades de organización y dirección sobre el trabajo desarrollado por sus trabajadores. Tales extremos se acreditarán mediante una declaración empresarial.

Que la empresa cuenta con recursos humanos, en su nivel directivo y productivo, con la formación necesaria en prevención de riesgos laborales y que dispone de una organización preventiva adecuada a la Ley de Prevención de Riesgos Laborales. Tales extremos se acreditarán documentalmente.

Asimismo, en las obras de construcción cada contratista debe disponer de un Libro de Subcontratación, que deberá permanecer en todo momento en la obra y en el que, entre otros, deben reflejarse, por orden cronológico desde el comienzo de los trabajos:

• Todas y cada una de las subcontrataciones realizadas en una determinada obra con empresas subcontratistas y trabajadores autónomos.
• Su nivel de subcontratación y empresa comitente.
• El objeto del contrato.
• La identificación de la persona que ejerce las facultades de organización y dirección de cada subcontratista.
• Los representantes legales de los trabajadores.

Al Libro de Subcontratación tendrá acceso el promotor, la dirección facultativa, el coordinador de seguridad y salud en fase de ejecución de la obra, las empresas y trabajadores autónomos intervinientes en la obra, los técnicos de prevención, los delegados de prevención, la Autoridad Laboral y los representantes de los trabajadores de las diferentes empresas que intervengan en la ejecución de la obra. Será habilitado por la Autoridad Laboral correspondiente al territorio en que se ejecute la obra.